Là một kỹ năng sống không thể thiếu tạo nên những người thành công trong thời hiện đại. Đặc biệt là những người bận rộn phải cân bằng giữa sự nghiệp và gia đình, công việc và các mối quan hệ. Vậy quản lý thời gian là gì? Làm sao để quản lý thời gian hiệu quả? Đọc ngay bài viết sau của CET để tìm ra câu trả lời.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Tại sao phải quản lý thời gian?
“Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc mình muốn nhưng chúng ta luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất” - Brian Tracy. Thời gian là điều đáng quý nhất trong cuộc sống nên cần tận dụng thời gian và sử dụng hiệu quả. Quản lý thời gian là một kỹ năng không thể thiếu giúp bạn sắp xếp công việc, cuộc sống khoa học, giúp bạn dễ đạt được thành công hơn.Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì và có vai trò như thế nào?
Kỹ năng quản lý thời gian trong công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch để kiểm soát thời gian sử dụng cho một hoặc một số hoạt động cụ thể nhằm mục đích tăng hiệu suất, hiệu quả, năng suất. Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian là việc phân chia, sắp xếp các công việc trong một thời gian nhất định nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng để đánh giá hiệu quả công việc. Đa phần kết quả sẽ đánh giá mức độ đạt được trong một quỹ thời gian có hạn chứ không đánh giá dựa trên thời gian hoàn thành sớm hay muộn.
Cùng một khoảng thời gian với một khối lượng công việc và một khoảng thời gian nhưng có người hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất trong khi có những người không thể hoàn thành công việc, chậm trễ thời hạn. Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc là yếu tố then chốt để tạo nên thành công và thăng tiến trong công việc.
Tại sao phải quản lý thời gian trong công việc?
Vì quỹ thời gian là có hạn nên quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng. Quản lý, sắp xếp thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn.
Lập kế hoạch cho mọi công việc
Nhiều nghiên cứu thực tế đã cho thấy rằng, bạn sẽ sử dụng thời gian thông minh hơn nếu bạn luôn có kế hoạch công việc cụ thể. Bạn nên lập kế hoạch công việc theo ngày, tuần và theo tháng để liệt kê và định hướng cho toàn bộ những công việc dự định làm.
Dành thời gian vào đầu ngày, đầu tuần hoặc đầu tháng để lên kế hoạch công việc sẽ giúp bạn tăng hiệu suất làm việc và cân bằng những dự án quan trọng. Bạn có thể chỉ cần bỏ ra 15 – 20 phút để lên kế hoạch nhưng sẽ giúp cho bạn có cơ sở để hoàn thành công việc.
Rèn luyện tính kỷ luật và thói quen
Kỷ luật tốt sẽ tạo sức mạnh để bạn hoàn thành công việc theo kế hoạch chỉn chu và đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời, để sử dụng thời gian khoa học, bạn cần tập cho bản thân tính kỷ luật cao, thói quen tiết kiệm thời gian.
Bạn hãy tự đặt ra một số nguyên tắc cho riêng mình và tuân thủ những nguyên tắc đó. Có thể thời gian đầu, bạn sẽ cảm thấy khó chịu, chán nản nhưng khi tập từ từ, bạn sẽ dần làm quen. Sống và làm việc theo khuôn khổ sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn, không phải lo chạy đua với thời gian.
Trên đây là 7 mẹo quản lý thời gian mà bạn nên tham khảo. Quản lý thời gian là việc không hề đơn giản trong cuộc sống hiện đại, nhưng nếu bạn biết áp dụng một số bí quyết như trên thì chắc chắn sẽ sử dụng thời gian hiệu quả hơn, làm việc năng suất hơn.
Hạn chế hình thành những thói quen xấu
Kỹ năng quản lý thời gian tạo khuôn khổ và định mức, giới hạn cho từng công việc của bạn nên sẽ giúp bạn loại bỏ nhiều thói quen xấu khác như trì hoãn công việc, ngại từ chối, tổ chức kém,… Quản lý thời gian còn tạo động lực cho bạn để thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng, thời hạn chính xác.
Tầm Quan Trọng Của Quản Lý Thời Gian Trong Công Việc
Chắc hẳn không ít người thắc mắc tại sao quản lý thời gian lại quan trọng đến vậy? Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành tựu trong cả công việc và cuộc sống cá nhân. Tại sao có người làm việc gấp nhiều lần bạn? Cũng có người chỉ làm bằng một nửa bạn? Bí quyết chính là ở kỹ năng quản lý thời gian của mỗi người.
Biết cách quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Với danh sách này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp bạn tăng năng suất làm việc. (Ảnh: Internet)
Khi có nền tảng về kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ ngăn ngừa việc lãng phí thời gian và năng lượng, tốn ít công sức hơn để hoàn thành công việc vì mọi thứ đều được tổ chức một cách logic, khoa học. Không những thế, quản lý thời gian tốt giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian trống tiết kiệm từ việc sắp xếp công việc hợp lý.
Nâng cao năng suất làm việc
Quản lý thời gian hợp lý là chìa khóa để nâng cao năng suất làm việc. Với những công việc khác nhau, bạn có cách sắp xếp và phân loại mức độ ưu tiên để hoàn thành khác nhau.
Với lịch trình lên sẵn theo kế hoạch, bạn sẽ bám sát được các nội dung công việc. Từ đó, bạn sẽ tốn ít công sức hơn trong việc suy nghĩ và sắp xếp trình tự công việc.
Quản lý thời gian hiệu quả nâng cao hiệu suất.
Không cố gắng làm tất cả mọi việc
Với một quỹ thời gian có hạn, bạn không thể hoàn thành quá nhiều việc, nếu cố dồn tất cả mọi việc vào một lúc sẽ dễ dẫn tới tình trạng việc gì cũng dở dang. Không phải mọi việc đều quan trọng và cần thiết nên bạn cần biết cách chọn lọc, nói “KHÔNG” với những việc không tạo ra giá trị.
Khi lựa chọn các công việc, bạn cần xem xét các yếu tố sau để quyết định có làm hay không:
Tập trung làm việc trong khung “giờ vàng” của bản thân
Mỗi người đều có một khung thời gian làm việc hiệu quả hơn hẳn
các khung giờ khác. Nếu tập trung làm vào khung giờ này thì khả năng hoàn thành công việc hiệu quả sẽ cao hơn những khung giờ khác.
Có người cảm thấy tỉnh táo và làm việc tốt nhất vào buổi sáng, có người là vào buổi chiều, có người lại tập trung tốt nhất vào buổi đêm trong không gian yên tĩnh. Bạn có thể thử khảo sát hiệu quả làm việc của chính mình trong nhiều khung giờ khác nhau để tìm ra “khung giờ vàng” của bản thân.
Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động
Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, không biết nói không, tổ chức kém sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.
Nâng cao năng suất làm việc
Quản lý thời gian hợp lý là chìa khóa để nâng cao năng suất làm việc. Với những công việc khác nhau, bạn có cách sắp xếp và phân loại mức độ ưu tiên để hoàn thành khác nhau.
Với lịch trình lên sẵn theo kế hoạch, bạn sẽ bám sát được các nội dung công việc. Từ đó, bạn sẽ tốn ít công sức hơn trong việc suy nghĩ và sắp xếp trình tự công việc.
Hạn chế hình thành những thói quen xấu
Kỹ năng quản lý thời gian tạo khuôn khổ và định mức, giới hạn cho từng công việc của bạn nên sẽ giúp bạn loại bỏ nhiều thói quen xấu khác như trì hoãn công việc, ngại từ chối, tổ chức kém,... Quản lý thời gian còn tạo động lực cho bạn để thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng, thời hạn chính xác.
Quản lý thời gian tốt giúp hạn chế hình thành thói quen xấu.
